Intervento di Heather Williams

Intervento di Heather Williams

Tavola Rotonda

“Il Turismo a Sorrento e nella Penisola Sorrentina nell’epoca del Covid. Quali Prospettive? Idee e Progetti”

Sorrento, 2 dicembre 2020

                                                                                                                                                              Firenze, 5 dicembre 2020

Buongiorno!

Sono Heather Williams, CEO della DMC TERRAEVENTS, un DMC (Destination Management Company) con uffici in quattro paesi europei (Italia, Francia, Portogallo e Spagna).  Per oltre 25 anni lavoro nel settore MICE, ricoprendo ruoli manageriali in alcuni dei piu noti agenzie  nel settore MICE  specializzate nell’organizzazione di eventi in tutta Italia per importanti società da diversi settori industriali e aree geografiche. 

Vorrei estendere i miei ringraziamenti a  Michele Guglielmo per il suo invito a partecipare alla tavola rotonda dell’Associazione Aria Nuova Penisola Sorrentina della scorsa settimana, un invito accolto con entusiasmo in quanto ha rappresentato un importante opportunità per ascoltare e conoscere le vostre idee e proposte mirate ad attivare la ripresa di una destinazione in Italia che ritengo in cima alla classifica di più alto gradimento e d’interesse per il settore MICE  e nella quale i clienti d’oltreoceano vorrebbero sicuramente tornare dopo la pandemia.

Come tutte le DMC siamo stati colpite subito e pesantemente dagli effetti della pandemia in tutte le nostre destinazioni,operando principalmente con una clientela proveniente da N.America, America Centrale, Australia, Sud Africa e N. Europa.  All’inizio dell’anno abbiamo dovuto impegnarci al massimo per minimizzare le cancellazioni di tutti gli eventi confermati sul 2020 come consequenza della diffusione del virus in tutto il mondo, delle misure ristrettive di viaggio e delle incertezze sull’evolversi della situazione.  Nel primo semestre di quest’anno ci siamo quindi dedicati a proteggere il business  “on the books”  proponendo le migliori condizioni possibili per facilitare uno spostamento degli eventi al 2021 e senza quindi subire cancellazioni. Purtroppo a causa della seconda ondata la situazione si sta ripetendo anche adesso con ulteriori spostamenti di alcuni gruppi alla seconda meta 2021 oppure direttamente a 2022.   Fondamentale al successo di queste azioni, è stata la preziosa collaborazione dei nostri partners su cui abbiamo potuto contare, albergatori, gestori di venue, società di trasporti e guide per citarne solo alcuni – in diverse destinazioni in Italia, inclusa la costiera sorrentina a cui vorrei fare particolare riferimento e ringraziare per la disponibilità dimostrata. 

Ciononostante siamo stati tutt’altro che fermi e ci siamo impegnati ad identificare nuove tendenze, rivedendo e adattando il nostro prodotto, le nostre strategie e la nostra offerta in tutte le nostre destinazioni integrando i nostri programmi con contenuti originali che possano rispondere alle attuali esigenze del mercato in termini di “experiential travel”,  focalizzando sui temi della sicurezza, sostenibilità e responsabilità sociale d’impresa.

Vorrei condividerei i risultati di un sondaggio promosso dall’IRF (Incentive Research Foundation) che fornisce una panorama chiaro e coerente dell’impatto del pandemia sui programmi di incentivazione di alcune delle piu importanti società statunitensi.  Il sondaggio è stato completato da 177 rispondenti, 30% third party (agenzie di eventi), 25% executive leadership, 14% risorse umane, 12% professioniste delle vendite e 4% amministratori – il rimanente 15% a coprire una varietà di ruoli con responsabilità all’interno della propria azienda per lo sviluppo e l’organizzazione dei programmi di incentivazione e riconoscimento. 

Ovviamente molti programmi hanno subito l’impatto della pandemia, tuttavia 34% dei rispondenti hanno confermato la continuità dei loro programmi con cambiamenti minimi o addirittura senza alcun cambiamento; 19% hanno confermato modifiche su larga scala con una variazione della destinazione o della data o di entrambi; 27% hanno avvisato di aver ‘sospeso’ i   loro programmi e 20% di aver cancellato del tutto i loro programmi. Dei programmi cancellati, 31% dei rispondenti hanno citato come motivazione per la cancellazione preoccupazioni relative alle condizioni economiche dell’azienda con una riduzione importante del personale e dell’esigenza di garantire una giusta percezione dell’azienda da parte degli stakeholder interni ed esterni; un’ulteriore 20% hanno motivato la cancellazione del loro evento/i per motivi di restrizioni di budget e 50% per restrizioni ai viaggi. 

Dei programmi riprotetti, cioè posticipati o spostati ad una destinazione ritenuta più sicura o piu accessibile, 56% dei rispondenti hanno avvisato il programma non è stato  soggetto a variazioni di budget.  Di particolare rilievo, il fatto che oltre 65% dei rispondenti hanno confermato che la direzione generale della propria azienda considera i programmi di incentivazione di un importanza strategica per i vantaggi intangibili che forniscono più di un ritorno finanziario sull’investimento fatto ROI finanziario e uno strumento fondamentale per fidelizzare loro migliori ‘performers’  e per attirare il miglior talento sul mercato. 

Inoltre il sondaggio ha evidenziato una necessità di adattare i programmi MICE per assicurare un contenuto pertinente alle esigenze del momento, con una particolare attenzione ai temi critici per le aziende, cioè sicurezza, well-being, sostenibilità e responsabilità sociale. Inoltre, con lo smart working praticato da un gran numero di aziende, il viaggio incentive diventa un obiettivo irrinunciabile  per la comunicazione, per l’unione delle persone e soprattutto per la  motivazione e  riconoscimento dei  successi dei propri dipendenti.

Per riassumere, le prospettive di crescita ci sono. La notizia positiva riguardo ad alcuni possibili vaccini in fase finale di sperimentazione ha dato una concreta speranza e una motivazione ulteriore al mercato degli eventi, grazie alla quale tutti speriamo di vedere presto  la luce in fondo al tunnel. Tutttavia fino al momento in cui non usciremo definitivamente da questa seconda ondata e non avremo una distribuzione del vaccino su larga scala, ci aspettiamo un numero ancora molto limitato di eventi confermati e operanti ( soprattutto sul primo semestre del 2021).  D’altra parte siamo ragionevolmente positivi per la seconda metà del 2021 con una ripresa graduale nel 2022, e un ritorno nel 2023 ai livelli precedenti. 

Nel frattempo, ci siamo impegnati a sviluppare una serie di procedure e processi di Best Practices che riteniamo forniscono le basi per assicurare la continuità delle nostre attività nonche stimolare una ripresa.

Una scelta accurata dei nostri partners – cerchiamo coesione con ns partner-fornitori che riconoscono e accolgono nostri obbiettivi – che dimostrano una volontà di lavorare  in sinergia , in piena trasparenza con un dialogo costruttivo al fine di accordare condizioni eque per facilitare la riprogrammazione di eventi cancellati e la ricerca e acquisizione di  nuovo business.  La situazione di crisi ha creato un modello di business dove tutto è negoziabile.  Il rimanere congelati sulle proprie posizioni rappresenta un ostacolo per il cliente e influisce in maniera negativa su un rapporto già esistente o ancora da costruire, quando  invece l’obiettivo principale è di fidelizzare il cliente mettendo insieme le nostre forze e know-how.  Per esempio, conditio sine qua non per la riprogrammazione di eventi o per la contrattualizzazione di nuovi sta in  un’attenta revisione delle  clausole dei contratti, incluso l’inserimento di una  specifica al Covid-19 (in aggiunta alla clausola Forza Maggiore) che pone le basi per una riprogrammazione delle date dell’evento o di una cancellazione senza incorrere in penali nel caso in cui ci siano restrizioni nel paese di svolgimento dell’evento   o provenienza  dei partecipanti tali da rendere  ‘impossibile’ o ‘illegale’ la realizzazione dell’evento per le date confermate. 

Un impegno attivo e costante con nostri partners per creare e sviluppare insieme programmi innovativi per tutti gli eventi MICE, definire e attuare i processi per garantire e mantenere  un costante ed  elevato livello di professionalità nella nostra offerta che soddisfa le esigenze dei clienti.

Le incertezze  avanzate dai clienti sulla stabilità e solidità finanziaria delle aziende fornitrici di servizi  ci ha suggerito di stringere accordi con società bancarie  nazionali e internazionali  al fine di  proporre  soluzioni a garanzia dei fondi versati dai clienti.  

Protocolli per la sicurezza– una persona del nostro team con il ruolo di ‘risk manager’, responsabile dell’ implementazione di tutti i processi operativi legati alla gestione e mitigazione dei rischi per ogni evento

In stretta collaborazione con i nostri fornitori partner.

La formazione del personale è di un’ importanza fondamentale per  il sostegno dei collaboratori  in un periodo di particolare difficoltà economica e motivazionale. Il nostro impegno  sta nella ricerca di nuovi stimoli e  supporto nell’acquisizione  di nuove competenze.

Marketing, marketing, marketing! Con le restrizioni di budget di ‘sales & marketing’  (le azioni sales ormai impraticabili con la cancellazione delle varie fiere e workshop nonche l’ impossibilità di effettuare visite commerciali o organizzare fam trips), il marketing è la scelta e l’investimento piu “smart” da fare.  Siamo fiduciosi che una strategia di marketing ben studiata ed eseguita, insieme ad un impegno costante e attivo con le associazioni nazionali e internazionali del settore (SITE, Federcongressi, ADMEI, Convention Bureau Italia)  ci consentirà di uscire piu velocemente dalla crisi e rappresenta una scelta che ci verrà ripagata nel medio e lungo periodo.

Mi auguro vivamente di avere l’opportunità di conoscervi personalmente in una prossima occasione ‘non virtuale’ e di collaborare con la speranza e la forza che ci fa guardare il futuro con la giusta determinazione per andare avanti e superare ogni difficoltà. 

Heather Williams

Managing director TerraEvents

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